Ein reibungsloser Start mit Ziik

Über das Unternehmen

Die Petrowsky Gruppen ist ein dänisches, familiengeführtes Installations- und Dienstleistungsunternehmen, das sich auf Wasser, Luft und Energie spezialisiert hat. Das 1973 in Vejle gegründete Unternehmen hat sich von einem traditionellen Sanitärbetrieb zu einem spezialisierten Anbieter von technischen Installations- und Dienstleistungen entwickelt. Heute ist die Gruppe in Vejle, Horsens und Kolding tätig und beschäftigt rund 65 Monteure, Techniker, Auszubildende, Projektleiter, Ingenieure und Verwaltungsmitarbeiter. Für die Petrowsky Gruppen hat dieses Wachstum auch eine Herausforderung im Bereich der Kommunikation mit sich gebracht.

„Wir sind selten alle zusammen“, erklärt Anne Lyngholm Trant. „Wir haben drei verschiedene Standorte, und unsere Monteure fahren oft direkt zum Kunden. Wir begegnen uns nicht zufällig im Flur oder an der Kaffeemaschine.“

Herausforderungen vor Ziik

Einen besseren Weg finden, alle zu erreichen

Die Petrowsky-Gruppe verfügte bereits über einen digitalen Mitarbeiterbereich auf ihrer Website, über den die Mitarbeiter auf Nachrichten, Mitarbeiterhandbücher, Sicherheitshinweise und andere Dokumente zugreifen konnten. Das Problem bestand darin, die Mitarbeiter dazu zu bewegen, diesen Bereich auch zu nutzen. Für einen Monteur oder Techniker, der im Außendienst tätig ist, stellte der Besuch der Website und die Anmeldung im Mitarbeiterbereich über das Smartphone eine unnötige Hürde dar.

„Wir hatten das Gefühl, dass unsere Mitteilungen nicht gelesen wurden und dass die Mitarbeiter-Website nicht oft genug aufgerufen wurde“, sagt Anne Lyngholm Trant.

Zudem handelte es sich größtenteils um einseitige Kommunikation. Petrowsky Gruppen konnte zwar Informationen veröffentlichen, doch die Mitarbeiter hatten kaum die Möglichkeit, darauf zu reagieren oder sich mit Kollegen im gesamten Unternehmen auszutauschen. Angesichts des anhaltenden Wachstums des Unternehmens wünschte sich Petrowsky Gruppen eine Lösung, die schneller reagierte: eine App, die die Mitarbeiter überall dort erreicht, wo sie gerade arbeiten, und gleichzeitig eine stärkere digitale Gemeinschaft über alle Standorte hinweg schafft.

„Für viele unserer Monteure und Techniker ist das Telefon neben einer Rohrzange und was auch immer sie sonst gerade in der Hand halten ihr wichtigstes Arbeitsmittel.“

Entscheiden Sie sich für Ziik

Die Petrowsky-Gruppe prüfte mehrere Lösungen, bevor sie sich für Ziik entschied. Die Anforderungen waren klar: Die Plattform sollte als App funktionieren, Benachrichtigungen senden, intuitiv zu bedienen sein und es dem Unternehmen ermöglichen, sowohl unternehmensweit als auch mit einzelnen Standorten oder Gruppen zu kommunizieren. Lesebestätigungen waren eine weitere wichtige Anforderung.

„Es gibt uns ein gutes Gefühl zu wissen, dass die Menschen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten haben“, sagt Anne Lyngholm Trant.

Auch die vertraute Benutzeroberfläche spielte eine Rolle. Für Mitarbeiter, die nicht den ganzen Tag am Computer sitzen, musste die Plattform den Eindruck vermitteln, sofort zugänglich zu sein – und nicht wie ein weiteres IT-System, das sie erst erlernen mussten.

Anforderungen an die neue Lösung

Ein großes Projekt in überschaubare Schritte unterteilen

Für Anne Lyngholm Trant war die Struktur eines der größten Pluspunkte des Ziik-Onboardings. Die Einführung einer neuen Kommunikationsplattform neben der täglichen Arbeit hätte leicht zu einer Überforderung werden können. Stattdessen wurde der Prozess in eine Reihe klarer, überschaubarer Schritte unterteilt. Jedes Online-Meeting hatte eine Tagesordnung. Das Petrowsky-Ziik-Implementierungsteam wusste, was vor dem nächsten Meeting vorbereitet werden musste, und das Team kehrte immer wieder zur Plattform zurück, um sicherzustellen, dass sich alle damit vertraut fühlten, bevor es weiterging.

„Es war ein sehr strukturierter Prozess“, sagt Anne Lyngholm Trant. „Es war immer klar, was wir tun mussten und was wir für das nächste Treffen vorbereiten mussten.“

Wenn etwas nicht ganz klar war, haben sie es einfach noch einmal durchgesprochen.

„Wir konnten Dinge selbst ausprobieren, bei der nächsten Sitzung darüber berichten und auswerten, wie es gelaufen war. Wir haben uns während des gesamten Prozesses gut unterstützt gefühlt.“

Nicht mit all der harten Arbeit auf sich allein gestellt

Die Einrichtung der Plattform war auch mit der Übertragung einer beträchtlichen Menge an bestehenden Informationen verbunden. Die Petrowsky Gruppen verfügt über umfangreiche Mitarbeiter- und Sicherheitshandbücher, Richtlinien und Beschreibungen von Arbeitsabläufen. Anstatt das Unternehmen all diese Inhalte selbst übertragen und organisieren zu lassen, half Ziik dabei, das Material in Kapitel zu unterteilen und in einer Struktur hochzuladen, die den Mitarbeitern die Navigation erleichtert.

„Wir wurden nicht einfach uns selbst überlassen, um die Dinge selbst herauszufinden oder uns damit herumzuschlagen“, sagt Anne Lyngholm Trant. „Der gesamte Prozess wurde von Anfang an gut gesteuert.“

Dass wir während des gesamten Onboarding-Prozesses denselben Ansprechpartner bei Ziik hatten, hat ebenfalls dazu beigetragen, eine Beziehung aufzubauen, und es war einfach, Unterstützung zu erhalten, wenn etwas den Prozess verzögert hat.

Vorbereitung der Mitarbeiter

Im Zuge der fortschreitenden technischen und inhaltlichen Vorbereitungen hat die Petrowsky-Gruppe damit begonnen, Ziik standortweise bei den Mitarbeitern einzuführen. Anstatt einfach allen per E-Mail einen Download-Link zu schicken, versammelt das Unternehmen die Mitarbeiter an jedem Standort zu einer informellen Präsentation am Nachmittag. Die Mitarbeiter installieren die App direkt vor Ort, sodass Petrowsky sicherstellen kann, dass alle den Einstieg finden und die Möglichkeit haben, die App auszuprobieren. Die ersten Reaktionen sind vielversprechend.

„Ich glaube, sie erkennen den Sinn dahinter“, sagt Anne Lyngholm Trant. „Die App ist leicht zugänglich, sie erhalten Benachrichtigungen, und sie kommt ihnen vertraut vor, weil sie so funktioniert wie andere Apps, die sie bereits nutzen.“

Auch die Möglichkeit, unternehmensweit zu kommunizieren, hat Interesse geweckt. Das ist für die Petrowsky Gruppen von Bedeutung, denn das Ziel besteht nicht nur darin, Informationen effizienter zu verbreiten. Es geht auch darum, Mitarbeitern in unterschiedlichen Funktionen und an verschiedenen Standorten das Gefühl zu vermitteln, Teil desselben Unternehmens zu sein.

„Wenn man seine Kollegen nicht unbedingt jeden Tag sieht, kann ein Teil dieses Gefühls der Verbundenheit verloren gehen“, sagt Anne Lyngholm Trant. „Es ist uns wichtig, dass sich jeder als Teil einer Gemeinschaft und als Teil einer Organisation fühlt.“

Bereit für den ersten Tag

Sobald Ziik in Betrieb geht, stehen den Mitarbeitern der Petrowsky Gruppen Unternehmensnachrichten, Mitarbeiterhandbücher, Sicherheitsanweisungen und andere wichtige Informationen direkt auf ihren Smartphones zur Verfügung. Anne Lyngholm Trant freut sich außerdem darauf, die KI-gestützte Suchfunktion von Ziik auszuprobieren, mit der Mitarbeiter Fragen zu den hochgeladenen Dokumenten stellen können und direkt zum Quellmaterial weitergeleitet werden. Für Mitarbeiter, die bei ihrer Arbeit vor Ort schnellen Zugriff auf umfangreiche Sicherheitsrichtlinien und praktische Informationen benötigen, sieht sie darin ein beträchtliches Potenzial.

„Wir haben eine gute und vertrauensvolle Beziehung aufgebaut, und der Prozess verlief professionell, strukturiert und hat uns Sicherheit gegeben“, sagt Anne Lyngholm Trant. „Das stärkt unser Vertrauen in die bevorstehende Zusammenarbeit und wir freuen uns darauf, die Plattform zu nutzen. Wenn wir etwas in Betrieb nehmen, muss es einfach funktionieren. Wir fühlen uns darauf gut vorbereitet, da das Onboarding so gut verlaufen ist.“

Lieblingsfunktionen

Was die Petrowsky-Gruppe am Onboarding besonders schätzt:

Ein klarer, strukturierter Prozess

Jedes Treffen hatte ein klares Ziel, mit überschaubaren Aufgaben zwischen den Sitzungen und einem transparenten Weg bis zur Einführung.

Praktische Hilfe bei der Erstellung von Inhalten

Ziik half bei der Organisation und dem Hochladen von Petrowskys umfangreichen Handbüchern und Leitfäden und entlastete so das interne Projektteam.

Kontinuität und persönliche Betreuung

Da Petrowsky während des gesamten Prozesses mit demselben Ansprechpartner zusammengearbeitet hat, konnte er eine Beziehung aufbauen und bei auftretenden Fragen stets schnelle Hilfe erhalten.

Zeit, Selbstvertrauen zu gewinnen

Anstatt die Plattform einfach nur zu übergeben, bot das Onboarding wiederholt Gelegenheit, Funktionen noch einmal durchzugehen, sie zu testen und die Erfahrungen bei der nächsten Besprechung zu besprechen.