Ein Unternehmen zu führen kann ein einsames Unterfangen sein. Mit Ziik muss der Aufbau eines Netzwerks das nicht sein.

Über das Unternehmen

Trafalgar Education ist die Muttergesellschaft zweier internationaler Marken im Bereich der darstellenden Künste: Stagecoach Performing Arts und Drama Kids. 

Stagecoach wurde 1987 in Großbritannien gegründet und bietet außerschulische Kurse in Gesang, Schauspiel und Tanz für Kinder im Alter von drei bis 18 Jahren an. Lisa selbst war eine der ersten Schülerinnen des Unternehmens, bevor sie später eine Karriere im Franchising aufbaute und schließlich Geschäftsführerin wurde. 

Drama Kids hat seinen Ursprung in Australien und nutzt das Theater, um Kindern dabei zu helfen, ihre Sprachfähigkeiten, ihr Selbstvertrauen und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln. Zusammen erreichen die beiden Marken mehr als 170.000 Schüler in mehreren Ländern. Der Unterricht wird über ein umfangreiches Franchise-Netzwerk angeboten, dessen Inhaber unter den beiden etablierten Marken eigenständige lokale Unternehmen führen.

Herausforderungen vor Ziik

Das Franchisenetzwerk kommunizierte bereits vor Ziik miteinander, doch die Gespräche verliefen fragmentiert. Es gab E-Mails, persönliche Kontakte und zahlreiche WhatsApp-Gruppen. Einige Franchisenehmer gehörten mehreren Gruppen gleichzeitig an und diskutierten oft ähnliche Themen mit leicht unterschiedlichen Personenkonstellationen.

„Eine Franchisenehmerin erzählte mir, dass sie in sieben verschiedenen WhatsApp-Gruppen war“, erinnert sich Lisa Stead. „Oft wurde dort über dieselben Themen diskutiert, allerdings mit unterschiedlichen Personen in jeder Gruppe.“

Sie einfach zu einem einzigen großen Chat zusammenzufassen, war keine Lösung. Die Franchisenehmerinnen wünschten sich separate Bereiche für unterschiedliche Themen – von der Unternehmensentwicklung und der Umsatzsteigerung bis hin zu den Herausforderungen als frischgebackene Mutter oder in den Wechseljahren.

„Sie wollten all diese Unterhaltungen“, erklärt Lisa Stead. „Sie wollten nur nicht, dass sie auf sieben verschiedene Orte verteilt sind.“

Trafalgar Education benötigte eine Plattform, die das Netzwerk zusammenführen konnte, ohne dabei die kleineren Gemeinschaften und die gezielten Gespräche zu vernachlässigen, die den Franchisenehmern so wichtig waren.

Anforderungen an die neue Lösung

Die Plattform musste zwei separate Marken unterstützen, von denen jede ihre eigene Identität, ihren eigenen Ton und ihre eigene Community hatte. Außerdem musste sie folgende Anforderungen erfüllen:

• intuitiv genug, um es auch ohne formale Schulung nutzen zu können
• über Länder- und Zeitzonengrenzen hinweg zugänglich
• eignet sich sowohl für den Aufbau einer Gemeinschaft als auch für die formelle Kommunikation auf Hauptverwaltungsebene
• in der Lage, Handbücher, Compliance-Unterlagen und wichtige Dokumente zu bearbeiten
• flexibel genug, um mit wachsender Nutzerzahl unterschiedliche Zugriffsebenen bereitzustellen.

Ziik bot Trafalgar Education die ungewöhnliche Kombination aus einem Basissystem und zwei unterschiedlichen Markenumgebungen an.

„Die Drama-Kids-Plattform fühlt sich wie Drama Kids an, und die Stagecoach-Plattform fühlt sich wie Stagecoach an“, sagt Lisa Stead . „Aber in der Zentrale müssen wir nur ein System erlernen und verwalten.“

Resultate

Franchisenehmer müssen ihre Unternehmen nicht mehr alleine führen

Ziik bietet Franchisenehmern einen gemeinsamen Raum, in dem sie Fragen stellen, Herausforderungen besprechen und voneinander lernen können. Manchmal liefert die Zentrale die Antwort. In anderen Fällen hat vielleicht ein anderer Franchisenehmer bereits mit demselben Problem zu tun gehabt und kann sofort Ratschläge geben.

„Sie feuern sich gegenseitig an, motivieren sich und teilen die Dinge, auf die sie stolz sind“, sagt Lisa Stead.„Manchmal postet jemand eine Leistung seiner Schüler, und die anderen reagieren darauf, gratulieren ihm und fragen, wie er das geschafft hat.“

Diese gegenseitige Unterstützung unter Gleichgesinnten hat dazu beigetragen, ein umfassenderes Gemeinschaftsgefühl über Länder- und Zeitzonengrenzen hinweg zu schaffen.

Ein Netzwerk, das Raum für unterschiedliche Gespräche bietet

Anstelle zahlreicher, voneinander getrennter WhatsApp-Gruppen haben Franchisenehmer nun einen einzigen Ort, an dem Unterhaltungen weiterhin nach unterschiedlichen Interessen und Bedürfnissen gegliedert werden können. Die Plattform kommt den Nutzern vertraut vor, da sie ähnlich funktioniert wie die Social-Media-Tools, mit denen sie bereits vertraut sind, bleibt dabei jedoch eine private, auf die Arbeit ausgerichtete Umgebung.

„Es ist farbenfroh, ansprechend und interaktiv“, sagt Lisa Stead. „Man hat das Gefühl, dass die Leute es gerne nutzen würden. Es fühlt sich nicht wie Arbeit an.“

Für die Zentrale bietet es zudem einen zentralen Kanal für Mitteilungen, Neuigkeiten und wichtige Informationen.

Wissen steht jederzeit zur Verfügung, wenn es gebraucht wird

Beide Marken haben ihre Betriebsanleitungen und Support-Informationen in Ziik hinterlegt. Anstatt sich durch Ordner zu klicken oder auf eine Antwort der Zentrale zu warten, können Franchisenehmer bei auftretenden Fragen direkt nach den benötigten Informationen suchen – selbst wenn dies außerhalb der üblichen Bürozeiten geschieht.

„Wenn die um zehn Uhr abends arbeiten, müssen wir das nicht“, sagt Lisa Stead. „Die App erledigt die Arbeit für uns.“

Die durchsuchbaren Handbücher behandeln sowohl operative Fragen als auch wichtige Ansprechpartner in Bereichen wie Kinderschutz, Wohlbefinden und Förderung von Kindern mit sonderpädagogischem Förderbedarf.

Die Einhaltung von Vorschriften lässt sich leichter handhaben

Franchisenehmer müssen Unterlagen zu Bereichen wie Versicherungen, Hintergrundüberprüfungen, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien sowie Risikobewertungen führen. Einige Dokumente müssen jährlich erneuert werden, während für andere andere Fristen gelten. Bislang wurde ein Großteil davon per E-Mail abgewickelt, wobei Anfragen und Erinnerungen leicht in der Flut von Anfragen potenzieller Studierender untergehen konnten. Mit Ziik erhalten Franchisenehmer übersichtliche Erinnerungen und können die erforderlichen Aufgaben direkt über ihr Smartphone erledigen.

„Sobald alles eingegeben ist, übernimmt das System den Prozess weitgehend für Sie“, erklärt Lisa Stead.

Bei besonders wichtigen Aktualisierungen kann die Zentrale von den Nutzern verlangen, dass sie die gesamte Nachricht lesen und bestätigen, dass sie diese zur Kenntnis genommen haben. Das Team kann sich dann direkt bei denjenigen melden, die nicht geantwortet haben.

Schnelle Einführung ohne langwierige Implementierung

Lisa Stead lernte Ziik erstmals auf der International Franchise Show kennen, wo sie einer zehnminütigen Vorführung zustimmte, nachdem sie zunächst darauf bestanden hatte, dass man ihr nichts verkaufen solle.

„In diesen zehn Minuten wurde mir klar, wie einfach und unkompliziert das war“, sagt sie. „Ich dachte mir: Das ist genau das, was wir brauchen.“

Die Umsetzung bestätigte diesen Eindruck. Nachdem Lisa Stead bereits andere Systemeinführungen erlebt hatte, die Monate gedauert hatten, empfand sie die Einarbeitung bei Ziik als ungewöhnlich unkompliziert. Bereits innerhalb des ersten Monats hatten sich rund 80 % des Stagecoach-Franchise-Netzwerks angemeldet – ohne Anreize oder ein umfangreiches Schulungsprogramm.

„Wir haben ihnen einfach gezeigt, wo es zu finden ist und wie man ein Passwort einrichtet“, sagt sie . „Sie haben den Nutzen sofort erkannt.“

Lieblingsfunktionen

Nachrichten-Feed

Für Franchisenehmer ist der Newsfeed das Herzstück der Community. Er bietet einen vertrauten Raum, in dem sie Fragen stellen, die Erfolge ihrer Schüler feiern, Ideen austauschen und ihre Kollegen um Rat fragen können. Da die Unterhaltungen für das gesamte Netzwerk sichtbar bleiben, kann eine Antwort weit mehr Menschen zugutekommen als nur der Person, die die Frage ursprünglich gestellt hat.

„So kann jeder mit anpacken und helfen, egal ob jemand aus der Zentrale oder ein anderer Franchisenehmer.“

Durchsuchbare Betriebsanleitungen

Die Betriebshandbücher bieten den Franchisenehmern jederzeit Zugang zu Unterstützung, wann immer sie diese benötigen. Anstatt Ordner zu durchsuchen oder die Zentrale zu kontaktieren, können sie eine Frage eingeben und den entsprechenden Abschnitt schnell finden. Dies ist besonders wertvoll in einem globalen Netzwerk, in dem Franchisenehmer möglicherweise noch lange nach Schließung der britischen Zentrale arbeiten.

Tools und Erinnerungen zur Einhaltung von Vorschriften

Ziik bietet Trafalgar Education eine zentrale Plattform zur Verwaltung wiederkehrender Dokumentations- und Compliance-Anforderungen. Automatisierte Erinnerungen reduzieren den Verwaltungsaufwand sowohl für die Zentrale als auch für die Franchisenehmer, während die Möglichkeit, den Stand der Erledigung einzusehen, eine gezieltere und effizientere Nachverfolgung ermöglicht.

Rollen und Zugriffskontrollen

Da Trafalgar Education die Einstellung weiterer Geschäftsführer, Schulleiter und Lehrkräfte plant, wird die Möglichkeit, Rollen und Zugriffsrechte festzulegen, zunehmend an Bedeutung gewinnen. Die einzelnen Franchisenehmer können ihren Teammitgliedern Zugriff auf die benötigten Informationen gewähren, ohne vertrauliche oder irrelevante Daten offenzulegen. Gleichzeitig behält die Zentrale die zentrale Kontrolle und kann den Zugriff bei Bedarf sofort entziehen.

Lesebestätigungen

Bei wichtigen Informationen kann Trafalgar Education von den Franchisenehmern verlangen, dass sie ein Update vollständig lesen und bestätigen, dass sie dies getan haben. Dadurch erhält die Zentrale einen klaren Überblick darüber, wer wichtige Informationen erhalten hat, und kann direkt bei der relativ geringen Anzahl derjenigen nachfassen, die dies noch nicht getan haben.