Eine Gruppe pro Projekt: So nutzt Sandøy Byggservice Ziik auf der Baustelle

Über das Unternehmen

Sandøy Byggservice ist ein norwegisches Bauunternehmen, das sich auf Neubauten, Renovierungen und Anbauten spezialisiert hat. Das Unternehmen kümmert sich um alles von den Fundamentarbeiten bis hin zum fertigen Haus und fungiert dabei häufig als Generalunternehmer für alle Gewerke. Das Unternehmen beschäftigt rund 18 Mitarbeiter, darunter Zimmerleute, Ingenieure und Verwaltungsangestellte. In der Regel laufen bei ihnen zu jedem Zeitpunkt zwischen fünf und acht Bauprojekte parallel. Als Teil der Mesterhus-Unternehmensgruppe profitieren sie zudem von gemeinsamen technischen Ressourcen, Marketingunterstützung und dem Zugang zu vorgefertigten Wohnkonzepten, während sie als eigenständiges Unternehmen agieren.

Herausforderungen vor Ziik

Bevor Sandøy Byggservice Ziik einführte, nutzte das Unternehmen Telegram als primäres Kommunikationsmittel.

„Es hat funktioniert, aber es war nicht ideal“, erklärt Erlend Sandøy.

Er nennt zwei Hauptbedenken: „Ich war schon immer etwas skeptisch, was die Sicherheit angeht“, sagt er.„Und es bot nicht alle Funktionen, die wir brauchten.“

Da mehrere Projekte gleichzeitig liefen und die Teams an verschiedenen Standorten arbeiteten, musste die Kommunikation sowohl zuverlässig als auch strukturiert sein – und genau das wurde ihrer Meinung nach von ihrer bisherigen Lösung nicht vollständig gewährleistet.

Anforderungen an die neue Lösung

Sandøy Byggservice wusste, dass sie kein komplexes System brauchten. Was sie brauchten, war eine Lösung, die ihre tägliche Kommunikation verbessern würde. Diese musste jedoch nicht das bereits vorhandene, vorgeschriebene System für die Dokumentation und Qualitätssicherung bei Bauprojekten ersetzen. 

Kurz gesagt suchten sie nach einer Lösung, die:

- fühlte sich sicherer

- bot eine bessere Funktionalität

- projektübergreifende Kommunikation

- könnte von allen Mitarbeitern im Unternehmen problemlos genutzt werden

Resultate

Ein gemeinsamer Bereich für jedes Projekt 

Die wichtigste Veränderung betrifft die Art und Weise, wie die Kommunikation innerhalb der Projekte funktioniert. Für jeden neuen Auftrag wird in Ziik eine eigene Gruppe eingerichtet, in der alle Beteiligten miteinander kommunizieren können.

„Wenn jemand vor Ort ist und eine Frage hat, kann er ein Foto machen, eine kurze Nachricht verfassen und diese in der Projektgruppe posten“, sagt Erlend Sandøy.

Das bedeutet weniger Unterbrechungen und eine klarere Kommunikation: „Man muss niemanden anrufen und alles erklären. Man kann es einfach zeigen.“

Besserer Überblick über mehrere Standorte hinweg 

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, macht eine strukturierte Kommunikation den Unterschied. Alle projektbezogenen Unterhaltungen werden an einem Ort gesammelt, wodurch es einfacher wird, den Überblick über Entscheidungen zu behalten und die laufenden Arbeiten zu verfolgen.

Eine einfache Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten

Sandøy Byggservice nutzt Ziik auch für die unternehmensweite Kommunikation. Jeden Freitag versendet Erlend ein wöchentliches Update an alle Mitarbeiter.

„Ich teile den Plan für die kommende Woche mit, damit jeder weiß, wo die anderen arbeiten werden. Und manchmal füge ich noch ein paar Informationen zur vergangenen Woche hinzu“, erklärt Erlend Sandøy.

Dadurch erhält jeder einen klaren Überblick und die Arbeit über verschiedene Projekte hinweg lässt sich besser koordinieren.

Eignet sich für verschiedene Altersgruppen

Bei Sandøy Byggservice sind Mitarbeiter im Alter von Teenagern bis hin zu Sechzigjährigen beschäftigt. Nicht jeder nutzt das System auf die gleiche Weise.

„Einige der Älteren greifen immer noch lieber zum Telefon“, sagt Erlend Sandøy. „In der App reagieren sie vielleicht nicht immer.“

 Aber trotzdem kommt die Information an: „Sie sehen die Nachrichten, und das merken wir daran, dass die Arbeit erledigt wird.“

Lieblingsfunktionen

Projektgruppen für die Kommunikation auf der Baustelle

Durch die Einrichtung einer Gruppe für jedes Projekt können Teams schnell und klar kommunizieren.

„Man kann einfach ein Foto machen und es posten. So lässt sich vieles viel leichter erklären.“

Unternehmensweite Neuigkeiten 

Wöchentliche Updates verschaffen allen Mitarbeitern einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben und aktuelle Entwicklungen.

„So kann man alle ganz einfach auf dem Laufenden halten.“

Handbücher und FAQs

Ziik dient zur Speicherung von Mitarbeiterhandbüchern und praktischen Informationen, darunter Regeln, Abläufe und häufig gestellte Fragen.

„Es ist gut, dass diese Informationen leicht zugänglich sind.“

Schnellzugriff auf Tools und Dienste

Links zu externen Systemen wie internen Diensten oder externen Anbietern sind an einem Ort zusammengefasst.

„Das funktioniert bei uns wirklich gut“, fasst Erlend Sandøy zusammen.