Hunderte von Fachkräften aus dem Gesundheitswesen sind über Ziik unter einem Dach vernetzt

Über das Unternehmen

Orkuhúsið ist ein privater Gesundheitsdienstleister in Island, der sich auf orthopädische und damit verbundene Fachleistungen spezialisiert hat, wobei der Schwerpunkt auf Operationen und Behandlungen liegt, nach denen die Patienten noch am selben Tag nach Hause zurückkehren können.

In den Bereichen Chirurgie, Physiotherapie, Radiologie und damit verbundenen Dienstleistungen umfasst die gesamte Organisation mittlerweile etwa 250 bis 300 Fachkräfte: Ärzte, Pflegekräfte, Physiotherapeuten, Röntgentechniker, Verwaltungsmitarbeiter und viele mehr. Durch das rasante Wachstum von Orkuhúsið gewinnt die Koordination zunehmend an Bedeutung.

Herausforderungen vor Ziik

Vor Ziik nutzte Orkuhúsið Workplace. Als diese Plattform eingestellt wurde, musste die Organisation ihre Struktur überdenken. Der Ersatz von Workplace war jedoch nicht das einzige Problem.

Wie Dagný Jónsdóttir, Geschäftsführerin von Orkuhúsið, erklärt, benötigten sie eine sicherere und für das Gesundheitswesen besser geeignete Lösung: „Wir wollten eine sicherere Plattform für unsere Arbeit. Vor allem, weil wir derzeit mit den Gesundheitsbehörden zusammenarbeiten, um die Genehmigung für den Austausch patientenbezogener Informationen innerhalb des Systems zu erhalten.“

Im Gesundheitswesen dient Kommunikation nicht nur operativen Zwecken, sondern umfasst oft auch hochsensible Informationen. Im Fall von Orkuhúsið verlaufen die Behandlungswege der Patienten häufig abteilungsübergreifend. Ein Patient wird oft am selben Tag von der Physiotherapie zur Röntgenabteilung und schließlich in den Operationssaal weitergeleitet. Dies erfordert eine enge Abstimmung zwischen den Fachkräften sowie ein System, das einen schnellen und sicheren Austausch sensibler Informationen ermöglicht.

Anforderungen an die neue Lösung

Als Orkuhúsið sich nach einer neuen Plattform umsah, musste diese mehrere Kriterien erfüllen. Sie musste:

• Vertraut und intuitiv
• Sicher gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen
• Auf teamorientierte Zusammenarbeit ausgelegt
• Für den mobilen Einsatz geeignet

„Wir haben die Nutzung von Facebook und anderen privaten Plattformen für die berufliche Kommunikation untersagt“, erklärt Dagný Jónsdóttir. „Berufliche Angelegenheiten sollten im beruflichen Umfeld bleiben.“ Gleichzeitig wollten sie aber keine komplizierte Lösung. Dank der Benutzeroberfläche von Ziik, die den gängigen Social-Media-Plattformen ähnelt, war keine formelle Schulung der Mitarbeiter erforderlich. Die Mitarbeiter begannen einfach, das System zu nutzen, ohne Einarbeitungsprogramme oder Handbücher.

„Es sieht aus wie Social Media. Es funktioniert wie Social Media. Deshalb wissen die Leute einfach, wie man es benutzt“, sagt Dagný Jónsdóttir.

Resultate

Ein praktisches Hilfsmittel für den Arbeitsalltag, insbesondere für Pflegekräfte

Eine der größten Überraschungen war, wer Ziik am häufigsten nutzt, denn diese Personen sitzen nicht den ganzen Tag am Computer. „Die Krankenschwestern und Ärzte, vor allem die Krankenschwestern, sind diejenigen, die es am häufigsten nutzen“, sagt Dagný Jónsdóttir.„Sie haben ihre Handys. Diese Plattform wurde für sie entwickelt.“

Anstatt sich auf E-Mails zu verlassen, die viele Mitarbeiter im klinischen Bereich während ihrer Schicht nur selten abrufen, ist Ziik zum wichtigsten Kanal für tägliche operative Informationen geworden. „Wenn sich jemand morgens um sieben Uhr krank meldet, nutzen wir den Gruppenchat. Der Operationssaal sieht das sofort und passt sich an.“ In der Praxis bedeutet dies weniger Verzögerungen und eine reibungslosere Koordination über den ganzen Tag hinweg.

Strukturierte Zusammenarbeit zwischen drei Unternehmen

Da drei separate Unternehmen unter einem Dach tätig sind, ist eine klare Gruppenstruktur unerlässlich. Die Möglichkeit, gezielte Gruppen für Operationsteams, Physiotherapie-Teams, Management und Verwaltung usw. zu bilden, ermöglicht es Orkuhúsið, effizient zu kommunizieren, ohne alle mit irrelevanten Informationen zu überhäufen. Diese Struktur hat dazu beigetragen, das Wachstum zu bewältigen, ohne den operativen Überblick zu verlieren. „Die Gruppen sind für uns wirklich wichtig. So arbeiten wir in Teams, sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch unter dem Dach der Gruppe“, erklärt Dagný Jónsdóttir.

Einfache Verwaltung – und Support vor Ort

Für Dagný Jónsdóttir war die einfache Verwaltung ein weiterer entscheidender Faktor. Die Verwaltung der Zugriffsrechte, die Migration von Benutzern und die Strukturierung der Berechtigungen erwiesen sich als einfacher als erwartet. „Ich finde, Ziik ist vielseitiger und viel besser, als Workplace es je war.“ Als doch einmal ein technisches Problem auftrat, erfolgte die Reaktion umgehend. „Ich habe einen Screenshot des Problems gemacht und ihnen ein Video geschickt. Das wurde sehr schnell bearbeitet. Dadurch hatte ich das Gefühl, mich auf sie verlassen zu können“, erinnert sich Dagný Jónsdóttir.„Einfach zu wissen, an wen man sich in der eigenen Sprache wenden kann – das ist wichtig.“

Lieblingsfunktionen

Gruppenchat für den täglichen Betrieb
Die Chat-Funktion ist die am häufigsten genutzte Funktion, insbesondere für die praktische Koordination im Tagesgeschäft. Meldungen über krankheitsbedingte Abwesenheiten am frühen Morgen, Änderungen im OP-Plan und aktuelle Informationen können sofort an das zuständige Team weitergeleitet werden.

„Das geht schneller als eine E-Mail. Und ich weiß, dass die Leute es sehen werden.“

Strukturierte Gruppen im gesamten Unternehmen
Da mehrere Unternehmen zusammenarbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation nach Rollen und Teams zu organisieren. Gruppen ermöglichen es Chirurgen, Physiotherapeuten, Führungskräften und Verwaltungsteams, effektiv zusammenzuarbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Gespräche zielgerichtet und relevant bleiben.‍

Die Kommunikation am Arbeitsplatz bleibt am Arbeitsplatz
Durch das Verbot von Facebook und anderen privaten Messaging-Plattformen für die Kommunikation am Arbeitsplatz hat Orkuhúsið sichergestellt, dass berufliche Gespräche nun in einem professionellen Umfeld stattfinden.

„Für uns war das sehr wichtig“, sagt Dagný Jónsdóttir

Die Tatsache, dass Ziik ein skandinavisches Produkt mit lokaler Präsenz in Island ist, trug ebenfalls zum Vertrauen der Organisation bei.‍

Einfaches Verwaltungs
Die Verwaltungvon Benutzern, Gruppen und Zugriffsrechten hat sich selbst in einem schnell wachsenden Unternehmen als unkompliziert erwiesen.

„Es war einfacher, als ich gedacht hatte.“