Von 400 Anmeldungen pro Monat auf Hunderte pro Woche: Wie Sibylla mit Ziik die Kundenbindung in 120 Restaurants wiederbelebt hat

Über das Unternehmen

Sibylla ist eine der ältesten und traditionsreichsten Fast-Food-Marken Schwedens und betreibt landesweit rund 120 Franchise-Restaurants. Die Kette basiert zu 100 % auf dem Franchise-Modell, was bedeutet, dass jedes Restaurant von einem unabhängigen Unternehmer geführt wird, jedoch unter einer gemeinsamen Marke, gemeinsamen Standards und gemeinsamen Betriebsrichtlinien. Diese Struktur sorgt für Dynamik und lokales Engagement, macht aber auch Kommunikation und Wissensaustausch zu entscheidenden Faktoren.

Herausforderungen vor Ziik

Unser altes Intranet war zu kompliziert in der Verwaltung und zu unübersichtlich geworden.

„Es wurde zu einem Monster“, erinnert sich Jimi Metz, CEO von Sibylla, „es gab Tausende von Dokumenten, und es war unmöglich, das Gesuchte zu finden.“

Schlimmer noch, erklärt er: „Es war nicht auf unser Geschäft zugeschnitten, und die Folge war, dass es fast niemand nutzte.“ Das Ergebnis war, dass sich die Leute nicht mehr einloggten. Gleichzeitig blieb eine der größten Herausforderungen im Franchising ungelöst.

„Eine der größten Herausforderungen in einer Franchise-Kette ist die Verbreitung bewährter Verfahren. Man muss viel Zeit investieren, um das richtig hinzubekommen“, sagt Jimi Metz. Und bei 120 Restaurants bedeutete das, dass potenziell viel wertvolles Wissen in den einzelnen Restaurants vor Ort verborgen blieb.

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Anforderungen an eine neue Lösung

Als Sibylla sich nach einer neuen Intranet-Plattform umsah, waren die Anforderungen klar und einfach. Die neue Plattform musste folgende Eigenschaften aufweisen:

· Einfach zu bedienen

· Einfach zu verabreichen

· Modern und für Mobilgeräte optimiert

· Fähigkeit, mit der Kette zu wachsen

„Wir hatten keine besonders hohen Ansprüche“, sagt Jimi, „aber für uns würde es schon einen riesigen Unterschied machen, wenn solche grundlegenden Dinge in Ordnung gebracht würden.“

Jimi Metz kannte Ziik bereits aus seiner früheren Tätigkeit bei einer anderen Restaurantkette: „Für mich war Ziik genau wie die meisten sozialen Medien, nur als Intranet. Einfach und unkompliziert.“ Diese Einfachheit war entscheidend, insbesondere in einer Kette mit vielen Altersgruppen, unterschiedlichen Hintergründen und unterschiedlichen digitalen Kenntnissen.

Resultate

Interaktion: Die Nutzer melden sich tatsächlich an
Die auffälligste Veränderung seit dem Start von Ziik betrifft das Nutzerverhalten. Ziik ist darauf ausgelegt, Interaktion durch Likes, Kommentare, Fragen und das Teilen von Inhalten zu fördern. Von ursprünglich etwa 400 Anmeldungen pro Monat verzeichnet Sibylla nun jede Woche Hunderte von einzelnen Nutzern, und wichtige Beiträge werden von fast allen in der Kette gelesen.

„Die Menschen werden ganz natürlich dazu angeregt, aktiv zu sein. Zu antworten, zu liken, Fragen zu stellen. Das System unterstützt sie dabei“, erklärt Jimi Metz. „Das ist für uns ein entscheidender Wendepunkt.“

Eine stärkere und positivere Kettenkultur
Für Jimi Metz geht der Effekt über reine Kommunikationsmechanismen hinaus. Die Möglichkeit, Erfolge, Bilder, betriebliche Tipps und aufmunternde Worte auszutauschen, hat das Zusammengehörigkeitsgefühl zwischen den Restaurants gestärkt.

„Ziik trägt dazu bei, auf der Plattform eine positive Stimmung und eine positive Dynamik zu schaffen, und das verbreitet positive Energie in der gesamten Kette“, sagt er.  

Bewährte Verfahren verbreiten sich nun ganz von selbst
Anstatt sich ausschließlich auf strukturierte Top-down-Kommunikation zu verlassen, tauschen Restaurants nun operative Verbesserungen direkt über Ziik aus. „Wir können jederzeit Bilder, Tipps und Tricks hochladen. Das trägt wirklich dazu bei, die Kette voranzubringen“, sagt Jimi. Einige Franchisenehmer haben sogar begonnen, Ziik intern in ihren eigenen Restaurants zu nutzen, ohne dazu aufgefordert worden zu sein. „Sie haben sich selbst damit vertraut gemacht, ihre eigene Struktur aufgebaut und nutzen es nun täglich.“

‍Eine solide Grundlage für das Onboarding
Ziik ist mittlerweile fester Bestandteil des Onboarding-Pakets für neue Franchisenehmer und auch für neue Mitarbeiter. „Ziik ist mittlerweile ein sehr wichtiger Bestandteil unseres Onboardings. Das Handbuch ist da, alle Informationen sind da.“

Lieblingsfunktionen

Direkte Kommunikation entlang der gesamten Kette
Für Jimi Metz liegt eine der größten Stärken von Ziik in der Einfachheit der direkten Kommunikation. Die Zentrale kann Updates veröffentlichen, Franchisenehmer können sofort reagieren, und der Dialog findet offen statt, anstatt über lange E-Mail-Verläufe.

„Die direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten im System ist fantastisch.“

Es beseitigt Reibungsverluste und verkürzt die Distanz zwischen 120 unabhängigen Restaurants und der zentralen Leitung.

Eine speziell für das Franchising entwickelte Handbuchstruktur
In einem Franchise-Modell ist einheitliche Betriebsführung das A und O. Das Handbuchmodul von Ziik bietet Sibylla eine zuverlässige, durchsuchbare Plattform für Richtlinien, Standards und Verfahren.

„Für eine Franchise-Kette ist die Struktur des Handbuchs von entscheidender Bedeutung.“

Anstelle von veralteten Dokumenten, die über verschiedene Ordner verstreut sind, befindet sich nun alles an einem einzigen Ort, der stets auf dem neuesten Stand und jederzeit zugänglich ist.

Einfache Verwaltung von der Zentrale aus
Aus Sicht der Unternehmensleitung ist die Einfachheit des Backends genauso wichtig wie die des Frontends.

„Die Verwaltung ist sehr einfach. Das weiß ich wirklich zu schätzen.“

Die Verwaltung von Benutzern, die Veröffentlichung von Updates und die Strukturierung von Informationen erfordern keine technischen Umgehungslösungen mehr, was es einfacher macht, die Plattform aktuell und lebendig zu halten.

Einfache Integration mit externen Apps
Sibylla hat seine digitale Schulungsplattform direkt in Ziik integriert und macht das System so zu einem naheliegenden Ausgangspunkt nicht nur für die Kommunikation, sondern auch für die Mitarbeiterentwicklung.

„Wir haben unsere Lernplattform integriert und planen, im Laufe der Zeit weitere hinzuzufügen.“

Die Möglichkeit, andere Apps in Ziik zu integrieren, macht die Plattform zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmensinfrastruktur und nicht nur zu einem einfachen Newsfeed.