Von null auf 100 in acht Tagen: Wie Fartskriver mit Ziik seine Kommunikation wieder auf Kurs gebracht hat

Über das Unternehmen

Fartskriver ist seit den 1950er Jahren in der norwegischen Transportbranche tätig. Ursprünglich hatte sich das Unternehmen auf den Einbau von Fahrtenschreibern spezialisiert, also den Systemen, die die Fahraktivitäten im Schwerlastverkehr dokumentieren. Heute bietet das Unternehmen weitaus mehr Dienstleistungen an, darunter technischen Service, Werkstätten, Sicherheitskurse und Beratung für Transportunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt rund 50 Mitarbeiter und ist in ganz Norwegen tätig, mit Projekten bis hinauf nach Svalbard in der hohen Arktis.

„Unser Ziel ist es, ein Kompetenzzentrum für die norwegische Straßenverkehrsbranche zu sein, wobei der Schwerpunkt auf Wissen, Qualität und Service liegt“, sagt die Marketingkoordinatorin Siri Enoksen.

Herausforderungen vor Ziik

Als Siri Enoksen zu Fartskriver kam, hatte das Unternehmen gerade seine bisherige Plattform verloren und noch keinen Ersatz gefunden. „Als ich anfing, hatten wir eigentlich kein Intranet“, erinnert sich Siri Enoksen. Workplace war ausgemustert worden, und niemand hatte die Verantwortung dafür übernommen, einen Ersatz zu finden. Intern verteilte sich die Kommunikation auf verschiedene Kanäle, Dokumente und Ad-hoc-Lösungen. Es gab noch eine weitere Herausforderung: Nicht jeder wusste, was ein Intranetsystem überhaupt war.

„Ich habe den Leuten einfache Fragen gestellt wie: ‚Wissen Sie, was ein Intranet ist?‘ Etwa 50 % wussten es nicht.“

All dies bedeutete, dass die neue Lösung äußerst intuitiv, leicht zu erklären und für alle Altersgruppen leicht umsetzbar sein musste.

Anforderungen an eine neue Lösung

Siri Enoksen prüfte 10 bis 15 potenzielle Anbieter. Am wichtigsten waren nicht der Bekanntheitsgrad der Marke, sondern die Benutzerfreundlichkeit und die Reaktionsgeschwindigkeit des Supports. „Wir haben Mitarbeiter aus sehr unterschiedlichen Altersgruppen. Ich brauchte etwas, von dem ich wusste, dass es jeder nutzen kann.“ Die vertraute, sozial orientierte Benutzeroberfläche von Ziik spielte eine entscheidende Rolle. „Ich dachte mir: Was haben die meisten Menschen schon einmal in ihrem Leben benutzt? Wenn es vertraut wirkt, werden die Leute es nutzen.“ Doch eine Sache stach noch vor dem Produkt selbst hervor: die Reaktionsgeschwindigkeit des Ziik-Teams . „Ich habe mich für eine Testversion angemeldet und wurde, glaube ich, innerhalb einer halben Stunde kontaktiert. Das ist selten!“

Resultate

Von der Idee bis zur Einführung in 8 Arbeitstagen
Vom ersten Kontakt bis zur unternehmensweiten Anmeldung vergingen etwas mehr als eine Woche an tatsächlichen Arbeitstagen. Dazu gehörten die Einrichtung einer Demo, die Gestaltung der Struktur und die Festlegung der Berechtigungen – alles rechtzeitig für eine unternehmensweite Einführung im Rahmen einer seltenen Vollversammlung. Der Prozess war intensiv, von Zusammenarbeit geprägt und lohnend. „Ohne die Zusammenarbeit mit Ziik wäre das niemals so schnell gegangen.“

Sofortige Einführung im gesamten Unternehmen
Die Einführung erfolgte live im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung, einschließlich eines Onboardings in Echtzeit. Die Mitarbeiter luden die App herunter, meldeten sich an und begannen noch während der Veranstaltung mit der Nutzung. Heute wird Ziik täglich teamübergreifend genutzt, wobei 82 % der Nutzer über ihr Mobiltelefon auf das Intranet zugreifen.

Eine zentrale Anlaufstelle für das gesamte Unternehmenswissen
Obwohl das Mitarbeiterhandbuch zwar zugänglich war, hatte es keinen festen Platz. „Wir hatten fünf Jahre lang versucht, einen Ort zu finden, an dem wir das Mitarbeiterhandbuch veröffentlichen konnten“, sagt Siri Enoksen. „Zwei oder drei Wochen nach dem Start war das Handbuch online und wurde stets auf dem neuesten Stand gehalten.“

Mehr als nur ein Kommunikations
Was Siri am meisten überraschte, war nicht nur, wie schnell die Einführung erfolgte, sondern auch, wie selbstverständlich sie Teil des Arbeitsalltags wurde. „Es ist nicht nur eine Neuigkeit. Hier arbeiten wir tatsächlich zusammen, tauschen Ideen aus, sprechen Lob aus und helfen uns gegenseitig.“ Für ein Unternehmen, das zuvor keine klare interne Plattform hatte, war dieser Wandel von großer Bedeutung . „Das Wichtigste ist wahrscheinlich, dass wir von gar nichts zu etwas gekommen sind, das tatsächlich für alle funktioniert.“

Lieblingsfunktionen

Handbücher
– Damit Richtlinien und Verfahren jederzeit zugänglich und auf dem neuesten Stand sind. „Handbücher gehören definitiv zu meinen Favoriten.“

News-Feed
Die tägliche operative Kommunikation in einem Stream. „Der Feed, der einfach alle täglichen Updates an einem Ort bündelt – das ist großartig.“

Kalender / Veranstaltungen
– Von Firmenveranstaltungen bis hin zur Bekanntgabe der Öffnungszeiten an Feiertagen schon Jahre im Voraus.