Klare Kommunikation und Koordination mit Ziik

Über das Unternehmen

Sólar ist ein isländisches Reinigungsunternehmen mit 500 Mitarbeitern im Außendienst und etwa 30 Mitarbeitern in der Verwaltung. Das Unternehmen bietet professionelle Reinigungsdienstleistungen für Unternehmen, Institutionen und Gemeinschaftswohnräume an, vor allem im Raum Reykjavík, aber auch landesweit.

Während die meisten Mitarbeiter vor Ort bei den Kunden tätig sind, spielt das Verwaltungsteam eine zentrale Rolle bei der Koordination der Abläufe, der Pflege der Kundenbeziehungen und der Gewährleistung einer gleichbleibenden Servicequalität.

Viele dieser Mitarbeiter sind häufig unterwegs, besuchen Standorte, treffen sich mit Teams und kümmern sich um die tägliche Koordination zwischen den verschiedenen Standorten.

Herausforderungen vor Ziik

Eine bekannte Herausforderung: Zu viel Lärm, zu wenig Klarheit

Bevor sie zu Solar kam, hatte Stefania Ragnarsdóttir mit verschiedenen Tools für die interne Kommunikation gearbeitet, darunter „Workplace by Meta“ – das inzwischen eingestellt wurde – sowie Lösungen auf Microsoft-Basis. Aus dieser Erfahrung wusste sie, wie schnell Plattformen unübersichtlich und schwer zu bedienen werden können.

„Es ist nicht so, dass sie nicht funktionieren“, erklärt sie. „Aber es kann eine Menge Dinge geben, und nicht alle davon sind notwendig.“

Wichtige Informationen können in E-Mails leicht untergehen oder in verschiedenen Systemen vergraben werden, insbesondere für Mitarbeiter, die nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen.

Anforderungen an die neue Lösung

Ein Tool, das sich an die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Menschen anpasst

Bei Sólar wird Ziik vom Verwaltungsteam genutzt, das aus rund 30 Mitarbeitern besteht, die sowohl im Büro als auch im Außendienst tätig sind. Ein großer Teil dieser Gruppe besteht aus Servicemanagern, die einen Großteil ihrer Zeit außerhalb ihres Büros verbringen.

„Sie sind fleißige Bienen“, erklärt Stefania Ragnarsdóttir. „Sie sitzen nicht den ganzen Tag vor dem Computer.“

In diesem Zusammenhang muss die Kommunikation einfach, zugänglich und auch zwischendurch schnell zu erfassen sein. Und genau hier fügt sich Ziik ganz natürlich in den Arbeitsablauf ein.

Resultate

Einfach, intuitiv und übersichtlich

Eines der ersten Dinge, die Stefania Ragnarsdóttir auffielen, als sie bei Sólar mit Ziik zu arbeiten begann, war, wie intuitiv die Plattform wirkte.

„Du hast alles, was du brauchst, und musst nicht danach suchen“, sagt sie. „Und wenn es nicht da ist, weißt du, dass es nicht existiert.“

Da man von komplexeren Systemen gewohnt ist, hebt sich Ziik durch diese Einfachheit besonders hervor.

„Es ist nicht so, dass es zu einfach wäre, es ist nur so, dass es nicht mit Dingen vollgestopft ist, die man nicht braucht. Es wirkt aufgeräumt.“

Aus ihrer Sicht als IT-Fachfrau ist das eine Stärke:„Man muss kein Technik-Experte sein, um Ziik zu nutzen. Auch als Laie kann man es als Werkzeug einsetzen.“

Alle auf dem Laufenden halten, egal wo sie sich gerade befinden 

Im täglichen Gebrauch dient Ziik als gemeinsamer Kommunikationsraum für das Verwaltungsteam. 

Ankündigungen, Neuigkeiten und die tägliche Koordination laufen allesamt an einem Ort zusammen, sodass man auch dann auf dem Laufenden bleibt, wenn man zwischen verschiedenen Standorten hin- und herwechselt.

Stefania Ragnarsdóttir nutzt am liebsten die Desktop-Version von Ziik, und um sicherzustellen, dass ihr an ihrem Schreibtisch im Hauptsitz von Sólar nichts entgeht, hat sie die Benachrichtigungen so eingerichtet, dass sie zu ihrem Arbeitsablauf passen. 

„Ich bekomme eine E-Mail, wenn etwas gepostet wird“, sagt sie. „Das ist wie ein kleiner Anstoß: Hier ist etwas, das du dir ansehen solltest.“

Diese flexible Kombination aus Desktop- und mobilem Zugriff sowie benutzerdefinierten Benachrichtigungen erleichtert es allen Mitarbeitern, unabhängig von ihrer Funktion und ihren Vorlieben, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne aktiv mehrere Systeme überprüfen zu müssen.

Ein kleines Detail mit großer kultureller Bedeutung 

Über die reine Kommunikation hinaus hat sich Ziik auch zu einem Ort entwickelt, an dem gute Arbeit gewürdigt wird. Immer wenn ein Kunde positives Feedback gibt, wird dies auf der Plattform geteilt.

„Wenn jemand ein Kompliment bekommt, sorgen wir dafür, dass es alle erfahren“, sagt Stefania Ragnarsdóttir.

Lob ist nicht nur für den Einzelnen wichtig: „Es ist nicht nur ein Ansporn für denjenigen, der das Kompliment erhält, sondern hebt auch die Stimmung bei allen anderen.“

Das Gleiche gilt für alltägliche Anlässe wie Geburtstage, kleine Neuigkeiten oder einfach nur, um die Leute darüber auf dem Laufenden zu halten, was im Büro so los ist.

 „Ich habe dort noch nie etwas Negatives gesehen“, fügt sie hinzu. „Es ist ganz normale Kommunikation, aber sie wirkt aufmunternd. Ein echter Stimmungsaufheller!“

Die richtige Kommunikation für die richtigen Personen 

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung von Ziik durch Sólar ist die gezielte Kommunikation mit den richtigen Empfängern. Da die Teammitglieder unterschiedliche Rollen und Aufgaben haben, muss nicht alles an alle weitergegeben werden. Mithilfe von Gruppen lassen sich Nachrichten ganz einfach an die Personen richten, für die sie relevant sind.

„Wenn ich etwas poste, kann ich wählen, ob es für alle oder nur für meine Abteilung bestimmt ist“, erklärt Stefania Ragnarsdóttir.

Das trägt dazu bei, die Kommunikation auf das Wesentliche zu konzentrieren, und vermeidet unnötigen Ballast.

Lieblingsfunktionen

Chat für die alltägliche Kommunikation

Die Chat-Funktion steht im Mittelpunkt der täglichen Nutzung, von praktischen Ankündigungen bis hin zum Austausch von positivem Feedback.

„Hier spielt sich alles ab: Neuigkeiten, Nachrichten und auch die schönen Geschichten“, sagt Stefania Ragnarsdóttir.

Flexible Benachrichtigungen 

Dank der E-Mail-Benachrichtigungen verpasst man nichts, selbst an stressigen Tagen mit vielen Aufgaben und geöffneten Tabs.

„Das gibt mir ein kleines Zeichen, dass sich etwas tut“, erklärt Stefania Ragnarsdóttir.

Gruppen für einen effektiven Austausch

Mit Gruppen lässt sich die Kommunikation ganz einfach auf bestimmte Teams oder Abteilungen zuschneiden.

„Man kann festlegen, wer was sehen darf, und das ist wirklich nützlich, denn so lassen sich Unruhe und Informationsüberflutung verringern“, sagt Stefania Ragnarsdóttir.

Veranstaltungen und Umfragen

Funktionen wie Veranstaltungen und Umfragen dienen dazu, das Team zu koordinieren und Rückmeldungen einzuholen.

„Das nutzen wir ziemlich oft“, bemerkt Stefania Ragnarsdóttir.