Blue Lagoon Beauty vereint Kommunikation und Engagement auf Ziik

Über die Firma

Blue Lagoon Beauty wurde von Sini Virtanen gegründet und ist eine der bekanntesten Schönheitsklinikketten Finnlands. Mit mehr als einem Dutzend Standorten bietet das Unternehmen hochwertige Behandlungen in den Bereichen Hautpflege, Wimpern, Nägel und mehr an, unterstützt von einer starken Markenidentität und einem wachsenden Team von Spezialisten. Von Anfang an ging es bei Blue Lagoon um Professionalität und Persönlichkeit, und das gilt auch für die Arbeit hinter den Kulissen.

Herausforderungen vor Ziik?

Eine verstreute Kommunikationsstruktur wurde zu einem großen Problem

Blue Lagoon ist seit der Eröffnung seiner ersten Kliniken ständig gewachsen. Doch mit dem Wachstum des Teams wuchs auch die Komplexität der internen Kommunikation. Sini Virtanen erinnert sich : "Wir nutzten Slack für Nachrichten, Google Drive für Dokumente und E-Mail für offizielle Dinge. Aber nichts davon funktionierte mehr wirklich. Die Dinge gingen verloren und neue Mitarbeiter wussten nicht, wo sie anfangen sollten. Und da Slack nicht wirklich für Frontline-Teams gedacht war, haben viele Mitarbeiter es einfach nicht genutzt. Das bedeutete, dass wichtige Nachrichten nicht alle erreichten und das Wissen in Silos stecken blieb.

Anforderungen an die neue Lösung

"Uns wurde klar, dass wir alles zentralisieren und unseren Kollegen an einem Ort und auf eine Weise zur Verfügung stellen mussten, die für sie sinnvoll war. Unsere Mitarbeiter wollten eine klare Kommunikation und eine einfache Möglichkeit, Antworten zu finden. Also suchten wir nach einem Tool, das uns genau das bieten konnte", erklärt Sini.  

Resultate

Hohes Engagement

Vor Ziik blieben Nachrichten oft ungesehen oder ungelesen, besonders auf Slack. Aber das änderte sich fast sofort nach der Einführung von Ziik. "Die größte Überraschung war, wie sehr die Leute es tatsächlich nutzen", sagt Sini. "Sie schauen täglich rein, lesen, was dort steht, und finden es hilfreich. Ich muss sie nicht drängen, es ist einfach Teil ihrer Routine geworden."

Und da es mit Ziik einfach ist, Aktualisierungen, Handbücher und Antworten an einem Ort zu teilen, liegt das allgemeine Engagement bei erstaunlichen 97 %, während sich die Fragen für Sini und andere Manager verringert haben. " Wenn die Leute die Antworten, die sie brauchen, leicht finden können, müssen sie keine Zeit mit Nachfragen verbringen", sagt Sini.

Stärkeres Onboarding

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters geben den Ton an, und Ziik spielt jetzt eine große Rolle bei der Eingewöhnung. "Wir haben Handbücher für verschiedene Rollen und Situationen erstellt. Wenn jemand neu anfängt, kann er in Ziik einen vollständigen Überblick darüber bekommen, wie wir arbeiten, was erwartet wird und wo er Hilfe findet", erklärt Sini. Das spart sowohl neuen Mitarbeitern als auch ihren Managern Zeit und sorgt dafür, dass die Einarbeitung an allen Standorten einheitlich verläuft.

Weniger Fehler, schnellere Antworten

Die in Ziik eingebauten Handbücher, FAQs und Suchfunktionen haben es viel einfacher gemacht, wiederkehrende Fragen zu bearbeiten, ohne die Chatkanäle zu überfluten. "Ich liebe die FAQ! Wenn jemand wissen möchte, wie er mit einer bestimmten Kundensituation umzugehen hat oder wo er eine bestimmte Richtlinie finden kann, braucht er nicht mehr herumzufragen. Sie suchen einfach in Ziik danach", schwärmt Sini. Das verringert nicht nur die Zahl der Unterbrechungen, sondern trägt auch dazu bei, dass sich die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unabhängiger und kompetenter fühlen.

Bessere Kommunikation

Durch die Abkehr von Slack, WhatsApp und E-Mail-Threads kommuniziert Blue Lagoon nun zielgerichtet und mit weniger Lärm. Wie Sini Virtinanen erklärt: "Ehrlich gesagt war es eine große Erleichterung. Mit Slack konnten Dinge verloren gehen. Jetzt, mit Ziik, sehen die Leute nur noch das, was für sie relevant ist. Sie können darauf vertrauen, dass die Informationen, die sie erhalten, die sind, die sie brauchen und sehen wollen. Jeder Beitrag hat eine eindeutige Zielgruppe, jedes Dokument ein eindeutiges Zuhause, und Lesebestätigungen bestätigen, dass die Nachricht angekommen ist.

Ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Ziik ein Teil der Kultur von Blue Lagoon Beauty geworden ist und den Teams hilft, sich aufeinander abgestimmt und verbunden zu fühlen, auch wenn sie nicht physisch zusammen sind. "Ich glaube, die Leute fühlen sich jetzt sicherer und verbundener. Sie wissen immer, was vor sich geht, sie wissen, wo sie etwas finden können, und sie werden nicht im Ungewissen gelassen. Das schafft Vertrauen, und das schlägt sich auch in der Zusammenarbeit mit den Kunden nieder", sagt Sini Virtanen.