Ein besserer Ort zum Suchen, Teilen und Zusammenarbeiten: Patrice & Associates und Ziik

Über das Unternehmen

Patrice & Associates ist eine nordamerikanische Personalberatungs- und -vermittlungsagentur, die sich auf die Hotellerie spezialisiert hat. Das 1989 gegründete Unternehmen ist als großes Franchise-Netzwerk tätig und verfügt über rund 185 Franchisenehmer sowie Hunderte von Personalberatern, die in den Vereinigten Staaten und Kanada tätig sind.

Jeder Franchisenehmer führt sein eigenes Unternehmen, doch der Erfolg hängt in hohem Maße davon ab, Teil eines vernetzten Netzwerks zu sein: Wissen auszutauschen, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam daran zu arbeiten, Kandidaten und Stellenangebote zusammenzubringen.

Das bedeutet, dass die interne Kommunikation mehr ist als nur eine Supportfunktion – sie ist Teil der Arbeitsweise des Unternehmens.

Herausforderungen vor Ziik

Vor der Einführung von Ziik nutzte Patrice & Associates ein internes System, dessen Bedienung mit der Zeit immer schwieriger geworden war.

„Es war irgendwie im Mittelalter stecken geblieben“, sagt Jason Miller.

Das größte Problem war nicht ein Mangel an Informationen, sondern genau das Gegenteil.

„Da war so viel Material drin, und es war nicht so geordnet, dass man das, was man brauchte, leicht finden konnte.“

Für die Franchisenehmer bedeutete dies, dass sie Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, sich fragen mussten, ob die Informationen noch aktuell waren, und sich auf andere Kanäle verlassen mussten, um Antworten zu erhalten. Gleichzeitig verlief die Zusammenarbeit zwischen den Franchisenehmern nicht so reibungslos, wie sie hätte sein können.

„Sie suchten nach einer besseren Möglichkeit, mit anderen Franchisenehmern zusammenzuarbeiten – um Ideen, bewährte Verfahren und Informationen auszutauschen.“

Anforderungen an die neue Lösung

Die Vorgaben für eine bessere Lösung waren klar. Die neue Plattform musste:

• Erleichtern Sie das Auffinden von Informationen
• Eine bessere Struktur für Dokumente und Ressourcen schaffen
• Die Zusammenarbeit innerhalb des Franchisenetzwerks fördern
• Einfach zu bedienen und leicht zu verwalten sein

„Wir brauchten etwas, das intuitiv und einfach zu verwalten ist und unseren Franchisenehmern auch wirklich nützt.“

Auch Jason Miller trug mit wertvollen Erkenntnissen zum Entscheidungsprozess bei. Bevor er CEO wurde, war er als Vizepräsident für Entwicklung tätig. Dadurch wusste er aus erster Hand, wie die Tools im Arbeitsalltag eingesetzt wurden und wo ihre Grenzen lagen.

Resultate

Eine besser strukturierte und durchsuchbare Wissensdatenbank

Die unmittelbarste Verbesserung ist die Möglichkeit, Informationen schnell zu finden.

„Am besten gefallen mir die Suchfunktion und die Art und Weise, wie die Dokumente organisiert sind“, erklärt Jason Miller

Anstatt sich durch Unmengen veralteter Unterlagen zu wühlen, verfügen die Franchisenehmer nun über ein übersichtlicheres, besser strukturiertes System, in dem Informationen leichter zu finden sind und mehr Vertrauen genießen.

Engere Zusammenarbeit im gesamten Netzwerk

Ziik hat zudem einen Raum geschaffen, in dem Franchisenehmer auf natürlichere Weise miteinander in Kontakt treten können.

„Sie können mit anderen Franchisenehmern zusammenarbeiten. Über Ziik tauschen sie Ideen, bewährte Verfahren und Informationen aus“, sagt Jason.

In einem Netzwerk, in dem jeder Franchisenehmer eigenständig agiert, macht diese Art der Interaktion einen echten Unterschied und verwandelt einzelne Unternehmen in ein stärker vernetztes System.

Ein einfaches Tool, das die Leute tatsächlich nutzen 

Die Benutzerfreundlichkeit hatte oberste Priorität, und das zeigt sich heute daran, wie die Plattform genutzt wird.

„Es ist intuitiv, benutzerfreundlich und sehr einfach zu verwalten“, fasst Jason Miller zusammen.

Diese Einfachheit verringert den Aufwand sowohl für die Franchisenehmer, die die Plattform nutzen, als auch für das Team, das sie verwaltet. Auch aus zentraler Sicht ist die Verwaltung einfacher geworden. Das ist in einem großen Franchise-Netzwerk von Bedeutung, in dem die Aktualisierung und Zugänglichkeit von Informationen eine ständige Aufgabe darstellt.

Ein kleiner, aber vielsagender Moment der Interaktion

Ein frühes Beispiel stach besonders hervor: Eine neue Franchisenehmerin stellte sich auf der Plattform vor, und andere Franchisenehmer meldeten sich umgehend bei ihr, um sie willkommen zu heißen und Kontakt aufzunehmen.

„Das war ziemlich cool anzusehen“, sagt Jason Miller

Es ist zwar nur ein kleines Detail, aber es spiegelt einen umfassenderen Wandel wider: ein Netzwerk, das nicht nur theoretisch verbunden ist, sondern in der Praxis auch interagiert.

Lieblingsfunktionen

Suche und Dokumentenverwaltung

Für Jason Miller ist die größte Verbesserung die Möglichkeit, Informationen schnell und zuverlässig zu finden.

„Die Suchfunktion und die Art und Weise, wie die Dokumente organisiert sind, sind besonders hervorzuheben“, erklärt er.

In einem System, in dem zuvor große Mengen an Inhalten ohne klare Struktur gespeichert waren, hat dies die tägliche Arbeit erheblich erleichtert.

Zusammenarbeit zwischen den Franchisenehmern

Ziik bietet einen Raum, in dem Franchisenehmer direkt miteinander interagieren können, anstatt isoliert zu arbeiten.

„Auf Ziik können sie Ideen, bewährte Verfahren und Informationen miteinander austauschen.“ 

Dies stärkt das Netzwerk insgesamt und erleichtert es, voneinander zu lernen.

Einfache Verwaltung

Die zentrale Verwaltung der Plattform ist unkompliziert.

„Die Anwendung ist sehr einfach.“

Diese Einfachheit trägt dazu bei, dass die Informationen stets auf dem neuesten Stand bleiben und das System auch langfristig seinen Nutzen behält.

Umfragen und schnelles Feedback

Die Möglichkeit, schnell Rückmeldungen von Franchisenehmern einzuholen, ist ein weiteres nützliches Merkmal.

„So können wir Feedback einholen und verstehen, was die Leute denken.“

In einem verteilten Netzwerk ist eine solche Transparenz von großem Wert.